MAKALAH PERLENGKAPAN KANTOR DAN INVENTARISASI PERLENGKAPAN KANTOR

MAKALAH KESEKRETARISAN

PERLENGKAPAN KANTOR DAN INVENTARISASI PERLENGKAPAN KANTOR

TANGGAL 22 NOVEMBER 2014

oleh

DefitaMaulina( 43144404 )

AKADEMI SEKRETARI MARSUDIRINI

ASM SANTA MARIA

SEMARANG

2014

PRAKATA

Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas  segala rahmat, petunjuk, dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengantepatwaktuuntuk memenuhi tugas mata kuliah Kesekretarisan.

            Adapundalampembuatanmakalahinibelumsempurnakarenaketerbatasanpengetahuandankemampuanpenulis, sehinggadalampembuatanlaporaninipenulisdibantuolehberbagaipihak.Olehkarenaitu, padakesempataniniperkenankanlahpenulismengucapkanterimakasihkepada :

1.      Drs. Marius Pramana. DosenpengampumatakuliahKesekretarisan yang bersedia membimbingpenulisdanmahasiswalainnya

2.      Kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan penulisan makalah ini.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulispadakhususnyadanpembaca padaumumnyauntuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang PerlengkapanPerkantoran.

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................. i

PRAKATA............................................................................................. ii

DAFTAR ISI..........................................................................................

BAB I PENDAHULUAN

       1.1 LatarBelakang............................................................................ 1

       1.2 RumusanMasalah....................................................................... 1

       1.3 Tujuan......................................................................................... 2

       1.4 Manfaat...................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN

       2.1PengertianPerlengkapan Kantor.................................................. 3

       2.2Jenis-jenisPerlengkapan Kantor................................................... 3

`      2.3Perlengkapan Kantor................................................................... 4

       2.4KeuntungandanKerugianPerlengkapan Kantor.......................... 8

       2.5 Invetarisasi Kantor..................................................................... 9

BAB III PENUTUP

       3.1 Simpulan..................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA............................................................................. 11

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

     Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka.

      Perlengkapan  kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.

      Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?

2.      Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?

3.      Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?

4.      Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?

1.3 Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor

2.      Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor

3.      Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

4.      Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

1.4 Manfaat

1.      Mengetahui pengertian perlengkapan kantor

2.      Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor

3.      Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

4.      Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1.            Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor

2.            Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor

3.            Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan

4.            Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.

2.2 JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.   Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.       Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b.      Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2.      Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

2.3  PERLENGKAPAN KANTOR

1.      Bekal Kantorbenda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai.  Misalnya:

a.       Kertas

b.      Karbon

c.       Pita

d.      Tinta

e.       Lem

f.       Pensil Warna

g.      Tipex

h.      Double tip

i.        Solasi

j.        Spidol

k.      karet penghapus

l.        pensil

m.    pulpen

n.      Karton

o.      Bufalo

2.      Peralatan Kantor adalah alat alat kecil yang digunakan untuk membantu menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis dipakai. Contohnya :

a.         Gunting (shear)

b.        Penjepret kawat (stapler)

c.         Paper clip

d.        Penggaris

e.         Cutter

f.         Pelubang kertas

3.      Mesin Kantor adalah rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:

a.    Mesin Tik

b.    Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll

c.    Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen. Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer

d.   Mesin label (labeling machines)

e.    Mesin pembuka sampul surat (letter openers)

f.     Mesin penomor (numbering machines)

g.    Komputer.

4.      Perabot Kantoradalah benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.Misalnya:

a.     meja

b.    kursi

c.     lemari

d.    rak buku/lemari arsip

e.     meja computer

f.      hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto)

g.    bunga dan vas bunga

h.    akuarium

i.      lampu-lampu hias

j.      jam dinding, danbenda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

5.  Pesawat Kantor semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya

a.    Interkom

b.    Telepone

c.    Handphome

d.   Switch board

e.    Dictaphon

f.     Telek

g.    Faksimile

h.    Internet

i.      Sosial Media ( Facebook, Twitter, BBM, yahoo,dll).

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranyasebagai berikut:

1)       Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan

efisien

2)       Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar

kantor

3)      Meningkatkan produktivitas kerja

4)      Mempercepat proses pekerjaan.

6.Alat Peraga Bantu Peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

a.      Fungsi alat bantu peraga

1.    Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi);

2.    Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;

3.    Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;

4.    Menimbulkan perhatian;

5.    Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6.    Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

b.      Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1)      Tape recorder;

2)      Video tape recorder;

3)      Radio;

4)      Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1)      Slide projector;

2)      Film strip;

3)      Movie film;

4)      Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

1)      Chalk board;

2)      Flip chart;

3)      White board;

4)      Flannel graph;

5)      Grapik;

6)      Formulir;

7)      Buku, dan lain-lain

2.4 KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MENGGUNAKAN PERALATAN

  KANTOR

Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;

1.      Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

2.      Menghemat tenaga dan waktu.

3.      Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan.

4.      Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

5.      Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

6.      Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

7.      Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Kerugiannya yaitu:

1.    Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

2.    Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

3.    Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

4.    Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

5.    Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

2.5 INVENTARISASI KANTOR

2.5.1 Pengertian Inventarisasi Kantor

a.    Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instasi.

b.    Menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan atau penyusunan daftar barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan.

2.5.2 Tujuan Inventarisasi

a.       Untuk mengetahui kekayaan suatu instasi, kantor, dan perusahaan

b.      Untuk menjaga penghematan

c.       Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit

d.      Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti

e.       Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan, atau instansi.

BAB III

PENUTUP

3.1       Simpulan

Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.

DAFTAR PUSTAKA

Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin

Kantor:Jakarta.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

http://umymasrurohsy.blogspot.com/2014/04/perlengkapan-kantor.html

https://www.googleimage.com